Workflow-Management in Unternehmen
Unter dem sog. Workflow-Management, kurz WfM (Verwaltung von Arbeitsabläufen)
versteht man die informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung von
verschiedenen Geschäftsprozessen. Das WfM sorgt auf Basis einer Spezifikation
für die Ausführung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von IT-Systemen. Daher stellt
es eine gute Möglichkeit dar das Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen.
Aktivität
Unter dem Begriff Aktivität versteht man die kleinste
Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Dieser Aktivität
zugeordnet sind typischerweise Tätigkeiten, ausführende Ressourcen
(z.B. Personen oder Maschinen), zu verwendende Ressourcen (z.B. Werkzeuge,
Maschinen, anderweitige Betriebsmittel), sowie zeitliche Abhängigkeit (z.B.
Reihenfolge, Ausführungsdauer etc.).
Workflow
Bei dem sog. Workflow handelt es sich um einen Prozess (alternativ Geschäftsvorfall
oder allgemein Vorgang oder Arbeitsablauf), der sich aus einzelnen Aktivitäten aufbaut,
welche sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge
beziehen. Der Workflow beschreibt hierbei ausführlich die operative Ebene und zwar so
exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorhergehenden determiniert
ist. Allgemein kann man sagen, dass der Workflow aus einem definierten Anfang, einem
organisierten Ablauf und einem definierten Ende besteht. Der Workflow ist somit der
Teil eines (Geschäfts-) Prozesses, der gestützt von der eingesetzten IT durchgeführt wird.
Hauptmerkmal von Workflows ist der koordinative Charakter, der im totalen Gegensatz zu den
kooperativen Systemen steht, in denen vor allem die synchrone Zusammenarbeit gefördert wird.
Durch die Sequntialisierung und Parallelisierung der Arbeitsschritte wird der Workflow
erreicht, die synchronen Aktivitäten laufen stets strikt getrennt voneinander ab.
Workflow-Management
Das Workflow-Management umfasst hingegen sämtliche Aufgaben, die hinsichtlich der
Modellierung, Spezifikation, Simulation, Ausführung und Steuerung der Workflows
zu erledigen sind.
Die Ziele des Workflow-Managements können in der Regel wie folgt dargestellt werden: so
soll die Qualität der Prozesse verbessert, die Prozesse an sich vereinheitlicht und die
Bearbeitungszeiten und somit auch die damit verbundenen Kosten reduziert werden. Des
Weiteren sollen die Informationsverfügbarkeit, die Flexibilität der Prozesse und die
Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)erhöht
werden, während Medienbrüche vermieden werden sollen.
Workflow-Management-System
So genannte Workflow-Management-Systems (WfMS) dienen im Allgemeinen der aktiven Steuerung
arbeitsteiliger Prozesse. Eine derartige Anwendung ist somit eine implementierte Lösung
zur Steuerung von Workflows, die auf einem Workflow-Management-System basiert.
Außerdem unterstützen die Workflow-Management-Systeme strukturierte Aufgaben und Prozesse.
Groupware, die die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse leistet, gilt es daher
davon abzugrenzen.
Mit Hilfe von Enterprise Application Integration (EAI) kann auf technischer Ebene eine
zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen, CSCW-Systemen,
Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Enterprise-Content-Management-Systemen (ECMS) und
Enterprise Resource Planning (ERP) beobachtet werden.