Verwaltungskosten senken durch effiziente Büroausstattung
Ein nicht unerheblicher Teil der Kosten, die den Gewinn eines Unternehmens schmälern, sind Büro- und Verwaltungskosten. Je nach Größe und Struktur einer Firma können Kosten bis zu 20 % des Umsatzes für Büroausstattung, Büromaterial, Büromiete und Veraltungspersonal anfallen. Zwar liegt darin selten der Grund, dass ein Unternehmen Insolvenz anmelden muss, jedoch bieten sich durch eine gute Organisation und effizientere Ausstattung vielseitige Möglichkeiten, die Verwaltungskosten zu senken.
So kann der Verbrauch an Papier und Toner gesenkt werden, wenn z. B. Rechnungen oder der Schriftverkehr per Email versandt und gespeichert werden. Dadurch spart man wiederum Umschläge, Porto und Aktenordner, die wiederum Platz benötigen. Außerdem kann man neben teuren Toner Patronen durch die rechnerunterstützte Optimierung des Verwaltungsablaufs auch jede Menge Zeit einsparen, was dann zur Einsparung von Personalkosten führt.
Mit der Investition in leistungsfähigere Rechner, Programme und Toner sparende Bürotechnik sollte deshalb schon bei der Gründung eines Unternehmens begonnen werden, aber spätestens dann, wenn der Verwaltungsaufwand vom Unternehmer selbst nicht mehr bewältigt werden kann und zusätzliches Personal dafür eingestellt werden muss. Rund alle3 - 5 Jahre müssen auch neue leistungsfähigere Computer oder sparsamere Drucker angeschafft werden, weil der Wartungsaufwand für alte Bürotechnik dann in keinem Verhältnis mehr zu ihrem Nutzen steht.